Forretningsorden

 

Forretningsorden for Vallensbæk Sejlklubs bestyrelse
Gældende for bestyrelsesåret 2018 – 2019

 

§ 0 – Forudsætninger

I det følgende dokument skelnes der ikke imellem suppleanter og medlemmer af bestyrelsen. Begge benævnes “medlemmer”. I det daglige arbejde er der ingen forskel på suppleanter og medlemmer, de steder hvor der formelt er forskel, er beskrevet i klubbens vedtægter.

Bestyrelsen orienteres via bestyrelsens mailingliste.

Denne forretningsorden behandles og godkendes på bestyrelsens konstituerende møde, men kan efterfølgende revideres ved behandling og godkendelse på et bestyrelsesmøde.

§  1 – Formål

Forretningsordenen har til formål at sikre en god og retfærdig afvikling af møderne i Vallensbæk Sejlklubs bestyrelse. Den er en vigtig del af grundlaget for en forsvarlig ledelse af klubben.

2 – Mødekalender

Årets ordinære møder fastlægges en gang årligt. Dette sker umiddelbart efter bestyrelsens konstituerende møde, hvorefter den offentliggøres på bestyrelsens mailingliste.

Mødekalenderen udarbejdes under hensyntagen til bestyrelsens arbejdsplan, samt ønsket om størst muligt fremmøde. Udover de ordinære møder kan planlægges bestyrelsesseminarer, hvor der gås i dybden med enkelte emner.

Ved behov kan der afholdes ekstraordinære møder, i disse tilfælde vil situationen ofte tilsige at mødetidspunktet fastsættes med kort varsel. Alligevel bør det, under hensyntagen til situationen karakter, tilstræbes at så mange medlemmer som muligt kan deltage. Det skal aktivt sikres at hvert enkelt medlem er gjort bekendt med mødetidspunkt og årsag til det ekstraordinære møde.

§ 3 – Indkaldelse til bestyrelsesmøder

Varsel/indkaldelse af ordinære bestyrelsesmøder sker mindst 2 uger før mødet med informationer om starttidspunkt og mødested. Tilmelding og afbud meddeles senest 1 uge før mødet til mødeindkalder.

Endelig dagsorden og tilhørende bilag, der indgår som beslutningsgrundlag, udsendes senest 3 dage inden mødet.

Ved indkaldelse til ekstraordinære bestyrelsesmøder sikres det aktivt at hvert enkelt medlem er bekendt med dagsorden og mødetidspunkt. Dette kan f.eks. gøres ved at hvert medlem kvitterer for modtagelsen pr. mail.

§ 4 – Gæster

Bestyrelsen kan beslutte at invitere faste gæster til bestyrelsesmøderne. Ligeledes kan mødeindkalder vælge at invitere relevante gæster til enkelte møder, hvor de vil deltage i behandlingen af de punkter hvor deres tilstedeværelse er relevant.

Generelt for alle gæster gælder det, at hvis et medlem anmoder herom, må de pågældende gæster forlade mødet.

§ 5 – Arbejdsplan

På det konstituerende møde udarbejdes en arbejdsplan for det kommende bestyrelsesår. Planen tager udgangspunkt i de på generalforsamlingen fremlagte mål og aktiviteter for det kommende år, samt faste bestyrelsesopgaver. Formålet med planen er at definere hvilke opgaver bestyrelsen arbejder med, hvordan opgaverne løses, samt hvem der udfører opgaverne.

Som en del af arbejdsplanen vælges en kontaktperson fra bestyrelsen til de enkelte udvalg i klubben.

I arbejdsplanen fastsættes ligeledes hvordan bestyrelsens opgaver og aktiviteter tænkes fordelt over bestyrelsesåret, herunder hvilke temaer der tiltænkes for bestyrelsesmøderne.

Arbejdsplanen er et levende dokument og der følges derfor op, samt laves evt. tilrettelser ved hvert ordinært bestyrelsesmøde.

§ 6 – Dagsorden

Ordinære møder i bestyrelsen indeholder som minimum følgende punkter på dagsordenen:

  1. Godkendelse af dagsorden og bilag, samt valg af referent.
  2. Opfølgende bemærkninger til referat fra seneste bestyrelsesmøde.
  3. Opfølgning på økonomi.
  4. Koordinering af og opfølgning på bestyrelsens arbejdsplan.
  5. Behandling af sager, herunder dagens tema.
  6. Orientering, herunder status på den forløbne sæsons medlemstilbud samt aktiviteter.
    1. Status på arbejdet i stående udvalg:
      i. Festudvalget
      ii. Sejlerskolen
      iii. Ungdomsudvalget
      iv. Storjolleudvalget
      v. Kapsejladsudvalget
      vi. Tursejlerudvalget
    2. Orientering og status fra sekretariatet
    3. Andet, herunder status fra ad-hoc udvalg, orientering fra havnen og gråsælerne.
  7. Eventuelt, herunder hvem som deltager i hvilke møder/aktiviteter inden næste møde.

Ved ekstraordinære møder inkluderer dagsordenen som minimum punkt 1 og 7.

Rækkefølgen af punkterne vil til hvert møde tilpasses den mest hensigtsmæssige afvikling af mødet.

§ 7 – Sager

Alle bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsessuppleanter har ret til at bringe punkter op på bestyrelsesmødernes dagsorden. Sager, der forventes behandlet på et bestyrelsesmøde, skal sættes på dagsordenen senest 3 dage før mødet – indeholdende en kort sagsbeskrivelse, herunder hvad bestyrelsen skal forholde sig til. Hvis alle tilstedeværende medlemmer accepterer det, kan punkter ekstraordinært optages under dagsordenens punkt 1, herunder accepteres også nye udleveringsbilag. Er der sager hvorom et medlem af bestyrelsen har en direkte og individuel, særlig personlig eller økonomisk interesse i en foreliggende sags udfald, må denne ikke medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

§ 8 – Referater

Referat udsendes til bestyrelsen til kommentering og godkendelse senest 3 dage efter bestyrelsesmødet. Herefter har bestyrelsen 3 dage til kommentarer og godkendelse. Manglende kommentarer kan efter udløbet af fristen tolkes som en godkendelse. Referatet skal hurtigst muligt efter godkendelsen, gøres tilgængeligt på klubbens hjemmeside.

§ 9 – Tavshedspligt

Der er tavshedspligt i personsager. Desuden kan bestyrelsen pålægge sig selv tavshedspligt i andre sager.

Denne tavshedspligt gælder ligeledes gæster.

Vedtaget af Vallensbæk Sejlklubs konstituerende bestyrelsesmøde den 3.4 2018.

 

Print Friendly, PDF & Email